Eskon käyt­töön­ot­to on tuonut häi­riöi­tä – tie­to­hal­lin­to­joh­ta­ja pitää myyntiä väis­tä­mät­tö­mä­nä

Pohteen ja Laphan käyttämän Esko Systemsin myynti ei tullut tehtäväänsä viime syksynä valitulle Päkkilälle yllätyksenä.

– Näin, että myyntipäätös on edessä ennemmin tai myöhemmin. Eskon asiakaskunta on yksinkertaisesti liian pieni, hän sanoo.

Päkkilä muistuttaa, että ohjelmistoliiketoiminta perustuu monistettavuuteen. Kun yksi versio voidaan ottaa käyttöön usealla asiakkaalla, kustannuksia voidaan jakaa.

– Tässä rajat olivat tulleet vastaan, hän sanoo.

Päkkilän mukaan inhouse-lainsäädäntö rajoittaa osaltaan Eskon mahdollisuuksia laajentua uusille alueille.

Tulevaisuuden tarpeet asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämisessä vaativat Päkkilän mukaan leveämmät hartiat kuin pienellä asiakaskunnalla olisi mahdollista rakentaa.

Myyntiin päätynyt Esko-järjestelmä tuli Päkkilälle tutuksi jo sen varhaisessa kehitysvaiheessa. Hän kohtasi Eskon ensimmäisen kerran opiskeluaikanaan Oulun yliopistossa tehdessään gradua OYSin uusien teknologioiden käytön omaksumisesta.

Sittemmin hän on työskennellyt 25 vuoden ajan erityisesti julkisen sote-sektorin asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehitys- ja tietohallinnon johtamistehtävissä.

Työuraan kuuluu Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ajalta muun muassa pääsuunnittelijan tehtävä Esko-potilastietojärjestelmän tietoturvainfrastruktuurin kehittämisessä.

Nyt Päkkilä vastaa kahden pohjoisen hyvinvointialueen tietohallinnosta tilanteessa, jossa Eskon tulevaisuus ratkaistaan omistajanvaihdoksen kautta.

Periaatepäätös Eskon myynnistä on herättänyt vastustusta, erityisesti sen kehittäjien ja käyttäjien keskuudessa.

– Ymmärrän hyvin, että asia herättää tunteita. Eskolla on pitkä ja merkittävä paikallinen historia. Se on osa OYSia ja koko alueen kehitystä, mutta tosiasiat on tunnustettava, Päkkilä toteaa.

Hänen mukaansa omistajanvaihdos voi parhaimmillaan avata uudenlaisia kehityspolkuja.

– Myynnin kautta voidaan saada kumppani, joka tuo uusia mahdollisuuksia.

Alkujaan erikoissairaanhoidossa käytössä ollutta Esko-asiakas- ja potilastietojärjestelmää on otettu perusterveydenhuollon puolella käyttöön vuoden mittaan alueittain ja vaiheittain.

Vuorossa on perusterveydenhuollon järjestelmäsiirron viimeinen rutistus, kun Pohteen suurin yksittäinen alue Oulu on saatu järjestelmän piiriin.

Käyttöönoton yhteydessä potilastietojärjestelmässä on ilmennyt häiriöitä, jotka ovat vaikuttaneet perusterveydenhuollon asiakaspalveluun ja potilastyöhön kaikissa Pohteen sosiaali-​ ja terveyskeskuksissa.

Ruuhkia on ollut ajanvarausjärjestelmissä, puhelinpalveluissa, digitaalisessa sote-keskuksessa ja myös reseptien uusinnassa.

Tietojärjestelmien ongelmat turhauttavat ja huolestuttavat kansalaisia. Tilannetta on pyritty normalisoimaan korjaavilla toimilla. Päkkilä painottaa, että vaikeudet ovat inhimillisiä, mutta eivät hyväksyttäviä.

– Vakavan häiriön määrittely ei ole aina yksiselitteistä. Jos joudutaan tekemisiin potilasturvallisuuden kanssa, niin silloin kyse on vakavasta häiriötilanteesta. Raja ei ole kuitenkaan aina tekninen, vaan usein kliininen riippuen siitä, estyykö pääsy potilastietoihin, vaikeutuuko ajanvaraus tai hoidon toteutus.

Kaikki arjen häiriöt eivät ole vakavia.

– Paljon on tilanteita, jotka kuuluvat arkeen, ne ovat hallittavia ja ratkaistavissa osana normaalia toimintaa. Nyt on ollut kyse yksittäisistä ongelmista, ei laajamittaisista häiriöistä.

Eskon käyttöönotto perusterveydenhuollon järjestelmäksi on Päkkilän mukaan joka tapauksessa yksi Pohteen suurimmista tietojärjestelmäuudistuksista.

Oulu on Päkkilän mukaan myös haastavin ponnistus.

Osa haasteista liittyykin hänen mukaansa juuri siihen, että Esko on tullut uudelle toimialueelle.

– Tällaisia järjestelmävaihdoksia tapahtuu ehkä kerran 10–20 vuodessa.

Päkkilän mukaan laajoissa tietojärjestelmien käyttöönotoissa on lähes poikkeuksetta käytettävyyteen liittyviä haasteita ja käyttöönotot ovat pitkiä.

Muutosprosessi on iso ponnistus koko organisaatiolle ja tietohallinnon henkilöstölle.

– Käyttökatkoksia tulee, kun ihmiset opettelevat uusia toimintatapoja ja vanhaa sekä uutta tietoa pitää yhdistää, Päkkilä toteaa.

Perusterveydenhuollossa on aiemmin ollut käytössä toisenlaisia järjestelmiä, joiden taustalla on vuosikymmenten tuotekehitys.

– Nyt ollaan Eskon osalta versiotasolla 1.0. Kaikki ei voi olla täydellistä, vaan järjestelmää kehitetään ja parannetaan vaiheittain, Päkkilä sanoo.

Sapiskaa on tullut myös valvovalta viranomaiselta, joka on kiinnittänyt huomiota Pohteen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien puutteisiin.

Päkkilä sanoo, että huomautuksiin on suhtauduttava aina vakavasti.

– Havaittuihin puutteisiin on tartuttu aktiivisesti. Osa liittyy viivästyksiin ja tuotekehitysversioihin, joissa on ollut kehitettävää. Tiedot ovat kuitenkin olleet lähtökohtaisesti turvassa.

Sisäisen valvonnan raportissa puolestaan nostettiin esiin tietohallinnon johdon vaihtuvuus. Päkkilän mukaan tällä ei ole ollut vaikutusta tietoturvaan tai järjestelmien valvontaan.

– En tiedä laajamittaisista ongelmista, eikä Pohde poikkea tässä muista hyvinvointialueista. Meillä on asiantunteva tietoturvayksikkö ja kumppanit hoitamassa ja kehittämässä näitä asioita.

Pohteen aloittaessa toimintansa erilaisia tietojärjestelmiä oli noin tuhat. Sittemmin niitä on karsittu merkittävästi aiemmasta.

– Päällekkäisiä ja samaa tarkoitusta palvelleita järjestelmiä on yhdistetty tai poistettu. Kun Esko saadaan kokonaisuudessaan käyttöön, järjestelmien määrä vähenee edelleen huomattavasti. Sillä on myös merkittävä kustannusvaikutus, Päkkilä sanoo.

Menossa oleva Pohteen ja Laphan tietohallintojen yhdistäminen on Päkkilän mukaan poikkeuksellinen uudistus, sillä sitä ei tehdä pakon, vaan vapaaehtoisuuden kautta.

Yhdistymisen keskeinen peruste on Eskon yhteinen käyttö.

– Kun järjestelmä on sama, voimme käyttää osaamista ristiin, välttää päällekkäisiä rekrytointeja ja hyödyntää käyttöönotosta kaiken kertyneen kokemuksen molemmilla alueilla.

Päkkilä arvioi tietohallintojen yhdistämisen olevan aidosti yhteinen hanke, jonka tavoitteena on palvella molempia hyvinvointialueita nykyistä tehokkaammin.

Hänen mukaansa kyse ei ole Pohteen tietohallinnon laajentamisesta Lappiin, vaan yhteisen toimintamallin rakentamisesta, jossa Lapin omat tarpeet on pyritty huomioimaan.

Yhdistämisen keskeinen hyöty on Päkkilän mukaan osaamisen ja kokemuksen jakaminen, vaikka muutos on aiheuttanut myös huolta henkilöstössä.

Lapin hyvinvointialueella menossa oleva arviointimenettely on vaikuttanut toimintaan. Sen takia kaikkia toimintamenoja on jouduttu käymään läpi kriittisesti vaikean taloustilanteen vuoksi.

Tämä on Päkkilän mukaan näkynyt erityisesti hankinnoissa ja kehittämisessä, kun investointeja ja kustannuksia on jouduttu perustelemaan tavanomaista tarkemmin.

– Käytännössä on edetty pääosin vain täysin välttämättömien hankintojen kanssa.

Päkkilä korostaa, että Lapin tietohallinnon henkilöstömäärän vähentäminen liittyy Laphan talous- ja rahoitustilanteeseen sekä arviointimenettelyn asettamiin reunaehtoihin, ei tietohallintojen yhdistämiseen.

Tietohallinnot yhdistyvät vuonna 2027.