Kuluvana vuonna on puhuttu paljon tekoälystä, mutta useimmissa suomalaistyöyhteisöissä ne eivät ole osa arkea. Ennen uusia tekoälytyökaluja olisi digitalisaation edistämisessä ensin syytä laittaa perusasiat kuntoon. Moni työpaikka on vielä valovuosien päässä todellisesta digitalisaatiosta. Käytännössä se toteutuu meillä vain näennäisesti.
Näennäisdigitalisaatiosta on kyse, kun organisaatio on siirtänyt toimintojaan digitaaliseen ympäristöön, mutta prosessit tai liiketoimintamallit vaativat edelleen tehotonta manuaalista työtä. Tämä on Suomessa vielä yleistä.
Tyypillistä esimerkiksi on, että yrityksessä on automatisoitu työajanhallintajärjestelmä, jonne sairauspoissaolot kirjataan, mutta todistukset lyhyistä sairauspoissaoloista viedään palkka-asiantuntijalle paperisena.
Näennäisdigitalisaatiosta on kyse, kun uusi työntekijä palkataan ja paperinen työsopimus odottaa allekirjoituksia toimitusjohtajan työpöydällä, vaikka sen voisi hyväksyä digitaalisesti. Myös työvuorot tai lomatoiveet kirjataan monessa paikassa yhä ruutupaperille kahvihuoneen jääkaapin oveen tai Excel-tiedostoon, mikä on yhtä tehoton tapa kuin paperi ja kynä. Näissä tapauksissa on tehostettu vain osaa kokonaisuudesta tai vain siirretty manuaalisia tehtäviä toiseen kohtaan prosessia.
Näennäisdigitalisaatio voi käydä organisaatioille kalliiksi. Lisäksi siihen liittyy tietosuojariskejä, jos papereita makaa pöydän kulmilla toisin kuin silloin, jos tiedot ovat turvassa järjestelmissä.
Digitalisaation heikko tila ei ole yllätys, sillä yrityksemme teettämän laajan kansainvälisen tutkimuksen mukaan lähes 40 prosenttia kaikenikäisistä suomalaistyöntekijöistä kamppailee pysyäkseen digitalisaation tahdissa mukana. Suomalaiset pärjäävät tässä huonommin kuin muut eurooppalaiset.
Ongelmat eivät johdu puuttuvasta ajasta, laitteista tai ohjelmistoista. Tutkimuksen mukaan 67,4 prosenttia suomalaisista kokee, että heillä on käytettävissään riittävästi resursseja tehokkaaseen työskentelyyn. Tutkimukseemme osallistui 16 011 työntekijää ja 4 833 työnantajaa 16 Euroopan maassa. Otos edustaa kunkin maan aikuisväestöä.
Ennen kuin organisaatiossa saatetaan henkilöstö digiähkyn valtaan ottamalla käyttöön uusia tekoälytyökaluja, olisi syytä paneutua perusasioihin ja kysyä, piileekö organisaatiomme prosesseissa tehottomia, turhia, manuaalisia prosesseja digitaalisista järjestelmistä huolimatta.
Kirjoittaja on SD Worxin liiketoimintajohtaja.