Lapin toimintaympäristöön on kohdistunut viime vuosina lukuisia sekä negatiivisia että positiivisia haasteita, jotka ovat edellyttäneet alueen toimijoilta yhteistyön tarkastelua ja toimenpiteiden kehittämistä.
Lapin ely-keskuksessa rakennemuutos heijastuu laaja-alaisesti eri vastuualueille ja luo haasteita erityisesti tilannekuvan muodostamiselle ja toimenpiteiden koordinoinnille. Organisaatiossamme tunnistettiin yhteinen tarve kehittää ely-keskuksen sisäisiä toimintatapoja tulevien muutostilanteiden varalle.
Tavoitteena oli koordinoida ja yhteen sovittaa eri toimijoiden tekemään työtä, tunnistaa ennakoiden tarvittavat toimenpidekokonaisuudet sekä tehdä päätöksiä ja kehittämistoimenpiteitä yhteisen ja olennaisen tiedon pohjalta ketterästi.
Kehittämistyö toteutettiin eri vastuualueiden ja te-palveluiden asiantuntijoista koostuvan ryhmän ja Koordinoiden rakennemuutokseen ja kohtaantoon-hankkeen yhteistyönä syksyn 2022 ja kevään 2023 välisenä aikana. Kehittämisprosessi piti sisällään vuoropuhelua havaintojen ja selvitysten äärellä, yhteisen toimintatavan muotoilua ja toiminnan kehittämistä yhdessä rakennemuutosalueiden kanssa.
Työn avulla pyrittiin luomaan joustava ja asiakaslähtöinen sekä yhteistyötä tukeva toimintatapa, jolla vastataan tuleviin rakennemuutostilanteisiin ja alueiden kehittämistarpeisiin. Työn tavoitteena oli vahvistaa organisaation sisäistä tiedonkulkua ja viestintää sekä kykyä vastata Lapin ely-keskuksen asiakkaiden tarpeisiin.
Toimintatavan kehittämisellä vastattiin myös työ- ja elinkeinoministeriön esittämään tarpeeseen ymmärtää rakennemuutostoimenpiteiden vaikuttavuutta alueella. Kehittämisprosessi toimi myös tilannehuonekonseptin pilottina tiedolla johtamisen ja viestinnän sekä toimenpiteiden toteuttamisen osalta.
Työssä on hyödynnetty laajaa tietoaineistoa ja tiedolla johtamista tilannekuvan kokoamiseksi ja välittämiseksi. Tausta-aineistona toimivat havainnot Meri-Lapin teollisesta rakennemuutoksesta, Lapin matkailusta ja Utsjoen paikallisesta rakennemuutoksesta, joista syvemmän analyysin kohteeksi valittiin Utsjoki tapauksen erityispiirteiden ja merkittävyyden johdosta.
Utsjoen paikallisen rakennemuutostapauksen laadullisessa selvitystyössä on hyödynnetty kunnan ÄRM-toimintasuunnitelmaa, Lapin ely-keskuksen ja te-palveluiden aineistoja ja keskeisiä raportteja. Aineistotarkastelun tueksi on haastateltu eri sidosryhmien edustajia.
Selvityksen pohjalta on laadittu kuvaus Utsjoen paikallisen rakennemuutoksen prosessista ja tärkeimmistä toimenpiteistä. Kuvausta on analysoitu ja työstetty edelleen asiantuntijaryhmän tapaamisissa. Työ on toteutettu tilennehuonekonseptin mukaisesti kokoamalla tarvittava tieto ja toimijat pyöreän pöydän ääreen luomaan ymmärrystä organisaatiomme rakennemuutostilanteiden hoitamisen toiminnasta ja vaikuttavuudesta. Tilannehuonekonsepti on osoittautunut toimijoiden yhteistyötä tiivistäväksi ja vaikuttavaksi, sillä yhteistyö ja tarvittavat toimenpiteet ovat muotoutuneet tilanteen elinkaaren mukaan.
Kehittämistyön avulla tunnistettiin sisäisen toimintamme kehittämiskohteita, kuten ennakoiva varautuminen, ketterä ja koordinoiva toiminta, tuki ja seuranta sekä yhteistyö ja vuorovaikutus. Kehittämiskohteita jäsennettiin edelleen pohtimalla konkreettisia toimenpiteitä ilmiöiden tunnistamiseksi ja niiden kytkemiseksi strategiseen ja operatiiviseen työhön.
Työn lopputuotos pitää sisällään mallinnuksen ketterästä ja koordinoidusta toiminnasta muutostilanteissa, missä tilannekuva muodostetaan ennakoivan toiminnan perusteella ja ennalta tunnistettujen toimijoiden tietoon pohjautuen. Yhteistyössä alueiden kanssa koordinoidaan toimenpiteitä, joita arvioidaan ja muokataan ajantasaisen tilannekuvan mukaisesti.
Jatkossa työn eteenpäin vieminen edellyttää toimintatavan työstämistä osana Lapin ely-keskuksen strategia- ja kehittämisprosesseja. Tällä tavoin kehitämme kykyämme kohdata tulevia muutostilanteita ja tukea alueita ja toimijoita vaikuttavien ja oikea-aikaisten toimenpiteiden avulla.
Kirjoittajat työskentelevät Lapin ely-keskuksessa ESR-rahoitteisessa Koordinoiden rakennemuutokseen ja kohtaantoon-hankkeessa.