Rovaniemen kirkkovaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ilmaisivat huolensa aikuisten festivaalin järjestämisestä Rovaniemen entisen terveyskeskuksen sisäpihalla. Huolena olivat muun muassa hautarauhan ja hautausmaan koskemattomuus, festivaalin jätehuolto ja liikenteenohjaus. Tapahtumaa järjestävä Eventworks on huomioinut ne. Toimiva jätehuolto ja liikenteenohjaus ovat ohjelmiston ja alueen palveluiden ohella onnistuneen tapahtuman tärkeitä kulmakiviä.
Santa Open Air on kaupunkifestivaali, joka rohkaisee asiakkaita saapumaan paikalle julkisilla kulkuneuvoilla, polkupyörillä tai kävelemällä – tämä on kaupunkitapahtuman etu. Olemme hakeneet lupaa Sairaalanniemen kaupungin puoleisen tieosuuden muuttamisesta väliaikaisesti pysäköintikieltoalueeksi, jotta sujuva liikenne alueen ohi on mahdollista. Tapahtumassa ei ole pysäköintialuetta. Järjestimme tapahtuman viime vuonna Lainaanrannassa, missä liikennejärjestelyistä ei syntynyt harmia.
Lähialueen turvallisuuteen olemme keskittäneet enemmän resursseja. Tuotantotiimi on huomioinut kirkon ja hautausmaan. Olemme hankkineet järjestykseen ja aluevalvontaan lisäresursseja Lions Club Rovaniemeltä ja paikallisista urheiluseuroista. Kokoontumislain mukaan järjestyksenvalvonnan alueeksi voidaan asettaa myös välittömässä läheisyydessä sijaitseva alue, joten järjestyksenvalvontaa on myös tapahtuma-alueen ulkopuolella.
Olemme todenneet parhaaksi wc-ratkaisuksi 40 prosentin ylimitoittamisen ja hyvän palvelutuotantokumppanin eli pyrimme ennakkomyynnin perusteella kasvattamaan lukua reilusti yli annettujen ohjemääräysten. Viime vuonna tapahtumaan myytiin viimeisen viikon aikana yli 500 lippua, mikä hankaloitti tarpeen ennustamista – silti emme saaneet yhtään asiakaspalautetta saniteettiratkaisujen epäsiisteydestä tai puutteellisuudesta.
Tänäkin vuonna saniteettitiloistamme vastaa Lassila & Tikanoja, joka toimittaa käymälät alueelle pestyinä ja puhtaina, puhdistaa niitä tapahtuman aikana ja noutaa saniteettitilat pois festivaalin purkuvaiheessa.
Toivottavasti toimintatapojemme avaaminen vähentää jännitystä kulttuuritapahtumaa kohtaan. Eventworks on järjestänyt festivaaleja onnistuneesti 14 vuotta, joiden aikana olemme kartoittaneet kokemusta, mutta myös oppineet asiakaspalautteista. Yritysten, yhdistysten ja muiden yleishyödyllisten toimijoiden yleisökokoontumisia ja tapahtumia voi tehdä kestävästi ja turvallisesti – se on pääprioriteettimme vuodesta toiseen unohtamatta sitä, että saamme tarjota elämyksen niille, jotka niistä nauttivat.