Etäpalavereista on tullut uusi normaali lähikokousten rinnalle, mutta monessa työpaikassa haetaan vielä parhaita käytäntöjä verkkotapaamisille. Tutkijoiden mukaan etäkokousten ongelmissa on eroja verrattuna lähipalavereihin.
Jyväskylän ja Oulun yliopistoissa selvitetään Työsuojelurahaston rahoittamassa tutkimuksessa, miten etäpalavereista voi tehdä mahdollisimman hyödyllisiä. Neljän työnohjausryhmän zoom-kokouksista on otettu videokuvaa, osallistujien sykettä ja sykkeen vaihteluvälejä on mitattu pulssioksimetrillä ja he ovat antaneet palautetta kokoontumisista.
Tutkimuksen johtaja, psykologian apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri Jyväskylän yliopistosta huomauttaa, että etäpalavereita on monenlaisia, mutta niistä löytyy myös yhteisiä asioita. Yleisiä ovat esimerkiksi tekniset ongelmat. Tutkimusaineisto koostuu 24 tapaamisesta, joista 18 istunnossa kohdattiin ainakin yksi häiriötilanne.
Projektitutkija, työterveyspsykologi Mikko Pohjola huomauttaa, että keskeytyksissä huomio siirtyy käsiteltävästä asiasta muualle, mikä aiheuttaa kognitiivista kuormitusta. Hän suosittelee, että häiriöihin valmistaudutaan jo etukäteen.
Etäpalaverissa on myös lähitapaamista helpompi jäädä keskustelun ulkopuolelle. Koneelle kilahtelee viestejä ja muut asiat vetävät puoleensa.
Miten saavuttaa optimivireys?
Työnohjausryhmien palautteiden perusteella hyvää vuorovaikutusta voidaan rakentaa ruudunkin välityksellä. Etätapaamisia arvioitiin myönteiseen sävyyn, vaikka kaikki eivät tunteneet toisiaan etukäteen.
Keskeinen tutkimuskysymys on, miten tunnistaa optimaalinen vireystila ja kuinka sitä voidaan tukea. Haittaa on sekä ali- että ylivirittymisestä.
Oppimistutkimuksista tiedetään, että fysiologiselle virittymiselle on optimaalinen ikkuna. Jos vireys on vähäistä, oppiminen ei kiinnosta eikä se ole tehokasta. Valmistautuminen ja kohtuullinen ponnistelu nimittäin parantavat suoritusta. Liika kuormitus puolestaan voi johtaa ylivireyteen, jolloin ajattelukapasiteetti heikkenee.
Kykyrin mukaan olennaista on saada tapaamisesta kiinnostava kaikille osallistujille. Se onnistuu parhaiten, jos ihmiset kokevat tulevansa kuulluksi ja saavansa arvostusta näkökulmalleen. Tämä on erityisen tärkeää, jos pitää pohtia vaikeita kysymyksiä tai ideoida uutta.
Keho reagoi keskusteluun
Tutkijat ovat tarkastelleet keskustelujen episodeja, joita osallistujat arvioivat myönteisesti. Niissä ihmisillä on ollut käsiteltävästä aiheesta omakohtaista sanottavaa, he ovat kommentoineet muiden esille nostamia kysymyksiä ja pohtineet niitä omien kokemusten kautta. Keskustelu on ollut koherenttia ja sujuvaa.
Hyvä vuorovaikutus ja vireystila heijastuivat myös kehon reaktioissa. Myönteisiin tilanteisiin liittyi sykkeen nousua ja puhumisen aikana myös sykevälivaihtelun lisääntymistä, mikä viittaa kehon rentoutumiseen.
Jos taas kokous jää sarjaksi yksinpuheluita, jotka eivät liity toisiinsa, tapaamiselle ei synny yhteistä aihetta. Uuden luominen on vaikeaa ja osallistujat voivat pettyä.
Kykyri mainitsee, että keskustelujen aiheet ja tavoitteet toki vaihtelevat. Joskus tavoitteena on vain saada asialista käsiteltyä.
Pohjola suosittelee, että palaverien alussa orientoidutaan yhteiseen tekemiseen eli selvennetään, mistä on tarkoitus keskustella, mitä halutaan saada aikaan ja mitkä ovat keskustelun toivotut toimintatavat.