Kuntien ja sote-palveluiden henkilöstö on kohdannut kolme isoa haastetta: koronavirus, sote-uudistus ja eläköityminen. Haasteiden keskellä kokenut, osaava ja motivoitunut hallintopalvelujen henkilöstö on ollut selkäranka, joka on luonut edellytykset hyvinvointipalveluja tuottavien organisaatioiden toiminnalle.
Säästösyistä hallinnon tukitehtäviä on siirretty muulle henkilöstölle. Riittävästä perehdyttämisestä ja hiljaisen tiedon siirtämisestä ei ole huolehdittu, kun kokenutta henkilöstöä on jäänyt eläkkeelle. Lyhytnäköisistä säästötoimista seuraa useimmiten henkilöstön ylikuormittuminen.
Työelämän muutos on kohdistunut erityisesti hallinto- ja sihteerityöhön. Perinteistä sihteerin työnkuvaa ei enää ole, vaan nykyajan sihteerit ovat todellisia moniosaajia. Vielä 1990-luvulla sihteerin työvälineitä olivat lankapuhelin, kirjoituskone ja faksi. Digitalisaation myötä tulee jatkuvasti uusia työmenetelmiä, ohjelmia ja tietojärjestelmiä, viimeisimpinä muutoksina tekoäly, robotiikka ja automaatio.
Sihteerin työ on monipuolista asiakaspalvelutyötä, jossa hän palvelee sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita. Nykyajan sihteeriltä vaaditaan hyvää koulutusta, työkokemusta, vuorovaikutustaitoja ja kielitaitoa. Lisäksi tarvitaan ennakointitaitoa ja organisaation laajaa tuntemusta.
Hallinnon asiantuntijatyössä korostuu kontaktien ja verkostojen arvo. Sähköisen viestinnän aikakautena keskustelun pitäisi olla organisaatioissa entistä helpompaa, mutta se edellyttää verkostojen tietämistä ja tuntemista. Oikean ratkaisun löytymisessä on usein kyse tiedonkulusta omassa organisaatiossa.
Puhutaan, että sihteereistä olisi ylitarjontaa ja ammattikunta olisi jo lähes kuollut. Näkemys on väärä, sillä organisaation tarve hallinnon moniosaajille ei ole kadonnut. Työelämän muutoskeskustelussa ei ole huomattu hallinnon tukipalveluhenkilöstön laaja-alaisen osaamisen merkitystä. Kun rekrytoidaan johtajia tai asiantuntijoita, pitäisi kysyä, kuka hoitaa hallinnon perustyöt.
Tulevaisuuden sihteeri on hallintopalvelujen asiantuntija, joka hallitsee ohjelmat, tietojärjestelmät ja digitaaliset työtavat monipuolisesti. Sihteeri toimii eri tiimeissä, seuraa alan muutoksia ja kehittää itseään. Sihteerillä on paljon organisaatiota hyödyttävää hiljaista tietoa, jota hän jakaa työyhteisössä.
Hallinnon henkilöstö on organisaation suuri voimavara, joka tekee mahdolliseksi muun henkilöstön työn. Huolehditaan siitä, että hallintotyön resurssit ja arvostus ovat kunnossa. Hallintotyön asiantuntijat ovat palkkansa ansainneet.
Pasi Revonmäki
ICT-suunnittelija
Varpu Autere
yhteyssihteeri, Ammattiliitto Jytyn ammattialaryhmän jäseniä