Kuntahallinnossa viranhaltijan ja poliittisen päättäjän roolit täydentävät toisiaan, mutta niiden välillä on selkeä työnjako, joka perustuu lakiin ja hyvään hallintotapaan. Roolien sekoittuminen voi johtaa epäselvyyksiin, epäluottamukseen ja pahimmillaan päätöksenteon kriisiin.
Viranhaltija toimii virkavastuulla, ja hänen tehtävänsä on valmistella, toimeenpanna ja valvoa päätöksiä. Hän käyttää asiantuntemustaan objektiivisesti ja perustaa esityksensä lakiin, säädöksiin ja faktoihin. Viranhaltijan tehtävä ei ole ajaa poliittisia tavoitteita, vaan toimia ammattimaisesti ja puolueettomasti. Esimerkiksi kunnan talousjohtaja laatii talousarvion teknisen analyysin perusteella – ei sen mukaan, mikä sopisi jonkin valtuustoryhmän tavoitteisiin.
Poliittinen päättäjä taas käyttää valtaa kansalaisten mandaatilla. Hän asettaa tavoitteita ja tekee arvovalintoja. Päättäjän tehtävä on päättää mitä tehdään, viranhaltijan tehtävä taas on selvittää miten, se toteutetaan lain ja resurssien rajoissa. Esimerkiksi valtuusto voi päättää rakentaa koulun – mutta viranhaltijat ratkaisevat tekniset yksityiskohdat, kilpailutuksen ja aikataulut.
Raja kulkee siis siinä, että poliittinen päättäjä ei saa puuttua yksittäisen viranhaltijan päätöksentekoon tai ohjata valmistelua omaan poliittiseen suuntaansa epävirallisesti. Vastaavasti viranhaltija ei saa ylittää rooliaan tuomalla omia arvovalintojaan päätöksentekoon. Hyvä hallinto syntyy, kun viranhaltijat saavat työskennellä rauhassa ja päättäjät ohjaavat toimintaa strategisella tasolla.
Yhteistyö on välttämätöntä, mutta sen on perustuttava selkeään työnjakoon, avoimuuteen ja keskinäiseen kunnioitukseen. Kun kumpikin osapuoli ymmärtää oman roolinsa ja vastuunsa, päätöksenteko toimii tehokkaasti, läpinäkyvästi ja kuntalaisia palvellen.