Hankintalaki antaa hyviä työkaluja elintarvikehankintoihin. Osaammeko hyödyntää sitä?
Ateriapalveluita tuottavat niin yksityisen kuin julkisenkin sektorin keittiöt. Yhteistä niille on, että aterian perusraaka-aineet hankitaan joko alkutuotteena, puolivalmiina tai eineksinä. Julkisen sektorin elintarvikehankintoja sitoo vahvasti laki julkisista hankinnoista. Yksityisen sektorin toimijat voivat huomattavan vapaammin tehdä hankintapäätöksiä.
Hankintalaki, joka ohjaa julkista sektoria, voi antaa keittiöille hyviä työkaluja, joilla hankintoja voi kohdentaa. Näillä työkaluilla (esimerkiksi hankintojen osittaminen, toimituskriteerit, laatukriteerit) voimme vahvasti vaikuttaa siihen, mihin elintarvikehankintoihin ohjatut rahat menevät ja miten ne vaikuttavat maakuntamme omaan elinkeinoelämään.
Hankintaprosessilla tarkoitetaan hankintaan liittyviä työvaiheita. Hyvin toteutettu prosessi pitää sisällään viisi työvaihetta: 1. markkinakartoitus, 2. markkinavuoropuhelu, 3. kilpailutus, 4. hankintapäätös ja 5. jatkuva markkinakartoitus sekä uudet kokeilut.
On tavallista, että elintarvikehankinnat julkisissa keittiöissä kiteytyvät vaiheisiin 3 ja 4. Keskeisin syy tähän on hankintaprosessin kokonaisvaltaiseen toteutukseen liittyvä resurssitarve ja usein myös hankintaprosessin heikko hallinta. On helpompi olla mukana yhteishankinnoissa, jossa joku ulkopuolinen taho hoitaa kilpailutuksen omasta puolesta. Riittää, kun ilmoittaa kilpailuttajalle omat tarpeet.
Yhteisen suurhankinnan tehtävä on hankkia edullisia tuotteita vaivattomasti hankintalakia noudattaen. Yksittäisen keittiön näkökulmasta tällainen on vaivatonta ja helppoa, ja näyttäisi rahaakin säästyvän. Asia ei ole ihan näin yksinkertainen.
Jokaiseen hankittuun elintarvike-erään liittyy arvoketju. Se koostuu tuotteen alkutuotannosta, jalostuksesta, kuljetuksesta, myynnistä ja valmistuksesta loppukäyttöön. Kun ulkoistamme hankinnan, annamme jollekin toiselle luvan päättää puolestamme mitä, mistä ja millä hinnalla meille tuotteita hankitaan.
Mitä kauemmas päätöksenteko menee, sitä vähemmän ostopäätöksen tekevää tahoa kiinnostaa se, missä arvoketju on ja mihin sen vaiheet sijoittuvat ja onko sillä merkitystä maakunnan elinkeinoelämälle.
Aina kun elintarvike, jota maakunnassa voidaan tuottaa, ostetaan maakunnan ulkopuolelta, tapahtuu myös lisäarvon siirto maakunnasta pois. Lisäarvo (osa arvoketjua) on työtä, toimeentuloa, rahaa, yritystoimintaa ja alkutuotantoa, joka voitaisiin omassa maakunnassa tehdä.
Lapin maakunnan elintarvikehankintojen kokonaisarvo (yksityinen ja julkinen yhteensä) on vähintään 500 miljoonaa euroa vuodessa. Kun otamme tämän huomioon ymmärrämme, että kyse ei ole mitättömästä asiasta.
Hyvin toteutetusta hankintaprosessista on viime vuosilta Lapista lukuisia hyviä esimerkkejä, jotka ovat tuoneet maakuntaa valuuttaa, työpaikkoja ja uutta yritystoimintaa. Esimerkit koskevat muun muassa liha-, leipomo- ja kalatuotteita. Myös luonnonmarjahankinnoissa on tapahtunut paljon positiivista muutosta, yhä enemmän hankitaan suoraan paikallisilta poimijoilta. Miksi hankkisimme tukusta sen, jonka voimme saada omalta paikkakunnalta tai omasta maakunnasta varsinkin, kun se hankintalain mukaan on mahdollista näin tehdä?
Julkisen sektorin markkinaosuus elintarvikehankinnoissa on ehkä viisi prosenttia markkinoiden kokonaisarvosta. Tämän sektorin merkitys elintarvikejalostuksen käynnistäjänä on kuitenkin hyvin vaikuttava. Se perustuu julkisen sektorin tekemään hankintasopimukseen tuottajan/jalostajan kanssa.
Kun tuottaja/jalostaja saa toimitussopimuksen julkiselle sektorille, se on yleensä molempia osapuolia sitova koko sopimuskauden ajan. Sopimuskausi on yleensä vähintään vuosi ja optiovuodet päälle. Sopimuksella on merkittävä vaikutus yrityksen mahdollisuuksiin investoida, laajentaa ja kehittää tuotantoaan myös muita sektoreita palvelevaksi.
Kokemus on osoittanut, että julkiselle sektorille saadun sopimuksen myötä yrityksen markkinat ovat avautuneet myös yksityiselle sektorille ja julkisen sektorin myynti on enää vain pieni osa kokonaismyynnistä jo muutaman vuoden jälkeen. Tämä kaikki on mahdollista hyvin hoidetulla kokonaisvaltaisella hankintaprosessilla.
Rauno Kuha
tutkija, Luonnonvarakeskus
Jukka Lokka
erikoisasiantuntija, Luonnonvarakeskus
Merja Ahola
ruokapalvelupäällikkö, Sodankylä
Tanja Häyrynen
maaseutupäällikkö, Tervola